Conseils de facilitation

Ici l’animateur·ice et le·a facilitateur·ice sont la même personne et ont quasiment le même rôle. Nous utiliserons donc ces deux mots de façon indifférenciée.

Outre nos conseils, l’association Fertîles met à disposition un grand nombre d’outils et de conseils de facilitation utiles dans n’importe quel groupe.

Difficulté de votre position

Vous devrez animer un groupe de 12 personnes, incluant des étudiant·e·s, des enseignant·e·s-chercheurs, et des institutionnels.

Cette situation est peu habituelle car l’autorité est souvent portée par les deux dernières catégories. Pourtant vous aurez la main sur les groupes de travail, sur la prise de parole, sur la gestion du temps et sur les ateliers que vous proposez.

Vous devez donc adopter une posture claire et bien définie à la toute première séance.

Les outils

Pendant vos réunions, pensez à utiliser, notamment pour le brainstorming et la synthèse des idées, un tableau collaboratif tel que Klaxoon ou Mural. Créez-vous un compte en amont et testez-le entre vous si vous voulez l’utiliser.

Si vous n’êtes pas familiarisé·e avec certains outils, ne risquez pas trop de les prendre parce les participant·e·s ne seront probablement pas plus habitué·e·s que vous à cet outil et ça risque de vous faire perdre du temps. L’avantage de Klaxoon est qu’il est très intuitif.

Spécificités du distanciel

Quelques particularités sont à noter pour la facilitation en ligne :

Il est plus difficile de travailler en grand groupe à distance. C’est pour cela qu’on vous propose de diviser le groupe de 12 en 2 sous-groupes.

Il faut garder en tête qu’être devant un écran fatigue plus qu’en présentiel. Les séances ne doivent pas durer plus de deux heures. Si c’est possible, prévoyez une pause de 5 minutes entre les deux heures.

Prévoyez un lien de secours s’il y a un problème de connexion.

Donnez le plus d’explications possibles concernant les activités pour ne pas avoir à revenir dessus. En présentiel, vous pouvez plus facilement expliquer à part à un membre si quelque chose n’est pas clair mais en ligne vous coupez en général l’activité.

Utilisez une plateforme par fonctionnalité : une pour la vision (type zoom), une pour la prise de notes (document texte, google doc) et une pour mise en forme des idées (type murals).

Avant la séance

N’oubliez pas d’envoyer tous les documents en amont des séances, certain·e·s n’auront pas lu, mais ça vous évitera le trop plein de questions au moment même où vous présentez quelque chose qui aurait pu être lu avant.

Entre ambassadeur·ice·s fixez vous des rôles : Maître du temps/distribution de parole, et le·a script.

Préparez vous une note pour avoir tous les noms des participant·e·s en tête. Un outil peut vous aider : le cercle avec les différents prénoms pour faire participer tout le monde en interaction. Vous pouvez noter à chaque fois que quelqu’un parle, et ça vous permet d’avoir les noms sous les yeux.

Le mieux est de pouvoir préparer un élément visuel en amont comme un power-point. On vous en fournira pour certaines présentations mais pas toutes.

Enfin, il est important d’avoir en tête le cycle de vie d’une équipe :

  • forming (constitution du groupe/début de réunion)
  • storming (confrontation des opinions / divergences)
  • norming (apparition de consensus)
  • performing (efficacité du travail)

Les membres de votre groupe de travail ne se connaissent pas. Au début, ne vous attendez pas à être super efficace et opérationnel. Il faut du temps pour qu’une synergie de groupe se mette en place et que vous arriviez à travailler ensemble efficacement. C’est pour que ça vous prenne un peu moins de temps sur vos séances de travail qu’on vous propose de vous réunir pendant 1h30 en amont des 6 séances.

Déroulement de la séance

A chaque début de séance il est important de faire une météo pour “préparer” et “recentrer” les membres sur le groupe. La météo peut passer par des questions assez simple comme :

  • Qu’est-ce qui vous a fait le plus rire cette semaine ?
  • Quel était votre premier emploi ?
  • Si vous étiez un animal, quel animal voudriez-vous être et pourquoi ?
  • Sur quel sujet pourriez-vous faire une présentation de 15 minutes sans aucune préparation ?

Il faut toujours rappeler les objectifs de la séance : d’où vous partez et où vous allez.

Après les phases de réflexions intenses, pensez à faire un débrief sur ce qui a été dit, et même faire cela avant de voter par exemple. Ce débrief peut être fait par le groupe de travail.

Il est important de façon générale d’utiliser régulièrement le vote pour trancher, surtout quand un débat s’éternise.

Le·a facilitateur·ice doit rester neutre : pas de prise de partie, le·a facilitateur·ice oriente juste le débat.

Interpellation/communication pendant la séance :

Au début de la première réunion, et par la suite si nécessaire, il est important d’établir un contrat de prise de parole entre les différents participant·e·s:

  • Il faut avoir des changements de parole assez rapides : si des gens dépassent leur temps de parole, le facilitateur a le droit de les couper pour redistribuer la parole. Il est très important que vous vous mettiez d’accord sur cette règle en amont, et peut être sur le temps de parole à ne pas dépasser, pour absolument éviter de se retrouver dans la situation où une ou deux personnes monopolisent la parole.
  • Ne pas hésiter à nommer les gens pour faciliter la communication et interpeller directement les personnes. Il est important de définir en amont comment appeler les gens : vouvoiement, tutoiement, noms de famille, prénoms ?
  • Proposer une règle de circulation de la parole (communication non violente)
  • Il faut respecter l’écoute des débatteur·euse·s
  • Respect des modalités de prise de parole

On le répète parce que c’est important, si une personne mobilise trop la parole, rappelez avec diplomatie les règles de vie établies, précisez à l’intervenant·e « que son opinion a été bien entendue et qu’il convient désormais d’écouter les autres participant·e·s pour enrichir le débat ».

Il est également utile de mettre en place une grammaire gestuelle ou un code de communication pour demander la parole, signaler un problème, dire si on est d’accord/pas d’accord

Codes pour la facilitation en ligne utilisées dans notre association : (Notifications à mettre dans le chat, l’animateur·ice distribue la parole)

  • *: Pour prendre la parole
  • ++ : pour dire que vous êtes d’accord
  • — : pour dire que vous n’êtes pas d’accord
  • T : pour point technique
  • C : clarification
  • >> Réponse directe à une question (priorité sur l’étoile)
  • Couper son micro lorsqu’on ne parle pas

En présentiel, il est peut-être moins nécéssaire d’utiliser des codes. Mais on peut, par exemple, lever la main pour prendre la parole, applaudir en langage des signes pour approuver, etc.

Pour des conseils plus détaillés :

Brainstorming

Nous vous listons ici deux autres méthodes de brainstorming, si vous êtes curieux et voulez tester d’autres choses.

Nous avons volontairement décrit une méthode de manière très précise dans le Guide de Travail pour vous simplifier le travail, mais libre à vous d’en essayer d’autres.

  • Wooclap : nuage de mots, sondage etc.
  • World Café (3 groupes de 4 ou 4 groupes de 3) : permet de diminuer les influences de chacun